Секретарь офис менеджер

Обязанноcти: - Отвeчaть на телефонные звoнки, фиксиpовaть и пeредaвaть cлужебную инфopмaцию гeнeральному директоpу и coтpудникaм кoмпaнии. - Oбеcпечивaть документоoборoт кoмпaнии: вхoдящая и иcхoдящaя коppеспoнденция, pегистpaция, учет, хрaнeние, отпpавка и пoлучeниe opигиналов пo почте. - Организация административной работы офиса: заказ расходных материалов (канцелярия, вода, бумага и т.д), сканирование и печать документации, учет и её хранение, работа с курьерскими службами, контроль работы уборки, решение бытовых проблем. - Подготовка проектов писем, запросов, претензий, доверенностей и других документов, касающихся деятельности компании. - Разработка и заказ рекламных материалов (каталоги, брошюры, визитки, баннеры, ключевые слова для поиска на сайте). - Подготовка и рассылка поздравлений для партнеров, заказ подарков. - Администрировать реестр рабочих проектов и референс листов. - Мониторинг, контроль и учет договоров, подготовка проектов договоров, спецификаций, дополнительных соглашений, приложений и пр. Регистрация договоров с заказчиками и изготовителями. - Подготовка документов на подпись руководителю. - Организация встреч, совещаний с партнерами компании (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, заказ пропусков, встреча и координация участников, оформление протокола совещаний). - Организация мероприятий (корпоративы, юбилеи, турниры). - Организация командировок сотрудников: поиск и покупка билетов, поиск и бронирование гостиницы/аренда квартиры, подготовка разрешений на въезд для иностранных партнеров, оформление и получение виз, поиск и заказ трансфера. - Работа с документами в электронной системе документооборота. - Оформление служебных записок в программе Эльма, ведение реестра проектов, подготовка с/з на оплату. - Администрирование работы сайта: размещение новостей на сайте компании. Подготовка и размещение статей о выполненных проектах на сайте. Подготовка и написание тематических статей для сайта. - Следить за расходами сотрудников компании по корпоративной связи, оптимизировать тарифы, устанавливать лимиты. - Контроль расходов топливных карт и транспондера. - Участие в электронных тендерах совместно с сотрудниками коммерческого отдела (оформление заявки, формирование комплекта документов, загрузка документов на ЭТП, отслеживание этапов проведения закупок). Подготовка пакета документов для участия в тендерах для сотрудников коммерческого отдела. - Ведение охраны труда и воинского учета. - Оказывать помощь в контроле учета и подготовке учредительных документов. Выполнение поручений руководителя, административная поддержка (быть готовым к поездкам и возможным командировкам, поездкам в Москву). Оформление зарубежных виз. Требования: —Высшее образование. Уверенный пользователь ПК. - Знание программ по работе с текстами, таблицами, презентациями, картинками и фото. - Коммуникабельность, вежливость, готовность помочь. - Средний уровень владения Английского языка - В1. - Оформление по ТК РФ с испытательным сроком. Условия: — Оформление по ТК РФ с испытательным сроком О компании: — Инжиниринговая компания «Интермашстрой» создана в ноябре 2008 г. Основным направлением деятельности является реализация проектов в области тяжелого машиностроения: - проектирование и изготовление транспортных линий и механизаций для металлургических и трубных предприятий; проектирование и изготовление тяжелых гидравлических прессов для предприятий трубной, металлургической, атомной, авиационной промышленности, а также отраслевых научно-исследовательских институтов; - проектирование и изготовление нестандартного оборудования, станочно-прессового инструмента и оснастки; выполнение проектов по импортозамещению; - модернизация и ремонт станочно-прессового оборудования.