Личный ассистент личный помощник

* ведение документации; * тайм-менеджмент; * организация рабочих мероприятий; * работа заместителем (функции второго лица); * финансовая грамотность; * управление секретариатом; * поддержание деловых контактов; * управление личными делами руководителя (личное сопровождение) * работа с документами – это грамотное со всех точек зрения составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.; * при необходимости редактирование писем и бумаг, составленных шефом, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов; * работа с почтой: сортировка почты босса по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать. Тайм-менеджмент: * составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания; * фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях; * оптимальная организация рабочего дня руководителя; * планирование собственного рабочего времени. Организация рабочих мероприятий: * подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя; * ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч; * организация командировок. Работа заместителем (функции второго лица): * владеть в совершенстве не только базовыми профессиональными знаниями и умениями, но и обладать определенными знаниями в различных сферах; * способность управлять: организовывать сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), воздействовать на руководителей подразделений и контролировать выполнение задач; * курировать отдельные бизнес-проекты; * самостоятельно решать часть вопросов по бизнесу (например, о проведении тех или иных встреч); * быть представителем руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы; * выступать от имени босса, уметь вести переговоры и корректный торг; * действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность. Управление секретариатом: * постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок для мероприятий, совмещение функций офис-менеджера; * оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы; * жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной. Поддержание деловых контактов: * уметь управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно); * быть в курсе всех событий в компании; * ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании; * решать любые вопросы за минимально короткое время – и всегда с положительным результатом; * поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь. * Управление личными делами руководителя (личное сопровождение). Личный помощник называется «личным» не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и личных поручений руководителя[2]: * необходимо ориентироваться в разных-сферах, до ежедневного контроля питания и передвижения (включая организацию поездок * организация содержания загородных домов, взаимодействие с обслуживающим персоналом; * организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, контроль своевременного принятия назначенных лекарств); * отличное знание -брендов и марок одежды/обуви/аксессуаров – * организация спортивных хобби босса: экипировка на заказ по персональным меркам, приобретение коллекций аксессуаров; * следить за открытием новых бизнесов * организация аналогичного сопровождения родственников босса, его родителей, друзей, партнеров и т.д. Обязанности: * административное и организационное сопровождение деятельности руководителя; * непосредственное участие в переговорах, деловых встречах, приемах, совещаниях, проектах; * ведение деловой переписки (в т.ч. на английском языке), перевод устный и письменный; * организация/обеспечение деловых и личных поездок руководителя; * ведение делопроизводства, документооборота и корреспонденции; * сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя; * доведение до руководителей подразделений указаний, распоряжений, поручений руководителя, контроль их исполнения точно в срок; * выполнение личных поручений руководителя; * командировки (сопровождение руководителя во время встреч и поездок) 1) поручения, касающиеся бизнеса; 2) личные поручения босса; 3) различные текущие дела; 4) перспективные планы. Если вы получили за час несколько заданий, которые одновременно сделать абсолютно невозможно, необходимо проинформировать руководителя о сложившейся ситуации и попросить, чтобы он расставил приоритеты. * готовность к командировкам и ненормированному графику работы; * возраст Возраст. В требованиях к возрасту персонального ассистента предпочтение молодости. Личные качества ассистента: * умение подчиняться, чувствовать настроение; * умение предугадывать реакцию руководителя; * коммуникабельность; * организаторские способности; * работа в режиме многозадачности; * находчивость, быстрая реакция; * стрессоустойчивость; * умение хранить информацию; * эрудированность, знание различных областей; * высокая работоспособность; * доброжелательность, улыбчивость; * стремление развиваться (саморазвитие); * дипломатичность; * аккуратность; * знание этикета